Comment s’organiser avec Toodledo ?

Toodledo est un service internet qui permet de mettre en application la méthode GTD (Getting Things Done), développée par David Allen. Cette méthode a pour but de faire avancer des projets personnels ou professionnels par la gestion de listes de tâches.

Qu’est-ce que Toodledo ?

Dans Toodledo, on peut définir des projets ou objectifs sur différentes échelles de temps : court terme, moyen terme et long terme. Ils contiendront un ensemble de tâches nécessaires à l’avancement de chaque projet.

De plus, on peut définir des contextes pour les tâches. Par exemple, si on est près d’un téléphone avec un certain temps libre, on peut décider de regrouper les différents appels à effectuer.

Ensuite, l’utilisateur crée des tâches qu’il peut affecter a ses projets ou ses contextes. Lorsque la tâche est effectuée, on la coche et elle disparaît de la liste. Ainsi, les projets avancent naturellement au fur et à mesure de l’exécution des tâches.

Ce service est online. On peut donc s’y connecter depuis n’importe quel ordinateur, ce qui est idéal quand on travaille à plusieurs endroits. La version de base est gratuite ce qui est amplement suffisant pour débuter. De plus, il y a une certaine intéraction avec des services externes, on peut gérer ses tâches sans être directement sur le site. Par exemple, il est possible de créer des tâches par envoi d’emails, en utilisant un formalisme prècis dans le sujet du message.

De plus, les tâches planifiées avec une limite de durée peuvent être visualisées dans le service Google Agenda.

Mon avis sur Toodledo

Les avantages :

• Service online, disponible sur tout ordinateur connecté à internet.
• Version de base gratuite.
• Possibilité d’interaction avec différents services : emails, google agenda, twitter, iphone.

Les inconvénients :

• Version anglaise seulement (ou alors je n’ai pas trouvé l’option).

Fonctions avancées de Toodledo

En plus des fonctionnalités de base mentionnées, Toodledo propose plusieurs outils pour affiner l’organisation des tâches :

1. Priorisation des tâches : Chaque tâche peut se voir attribuer une priorité (basse, moyenne, haute, etc.), ce qui permet de concentrer ses efforts sur les éléments les plus urgents.
2. Dates d’échéance et rappels : Il est possible d’ajouter des dates limites aux tâches, et Toodledo envoie des rappels par email ou via l’application mobile, ce qui permet de respecter les délais sans stress.
3. Sous-tâches : Pour les projets complexes, il est possible de diviser les tâches en sous-tâches, afin de mieux organiser les étapes nécessaires à l’achèvement du projet.
4. Filtres et tri : Les utilisateurs peuvent trier leurs tâches selon plusieurs critères (priorité, échéance, date de création, etc.) et appliquer des filtres pour afficher uniquement les éléments pertinents à un moment donné.
5. Suivi du temps : Il est possible de suivre le temps passé sur chaque tâche, ce qui peut être utile pour évaluer l’efficacité ou facturer des clients dans un cadre professionnel.

Accessibilité et synchronisation

Toodledo n’est pas seulement accessible via le navigateur. Il dispose également d’une application mobile (iOS et Android), ce qui le rend encore plus pratique pour les personnes qui gèrent leurs tâches en déplacement. De plus, il se synchronise avec plusieurs services tiers comme Zapier et IFTTT, permettant une automatisation avancée pour connecter d’autres outils de productivité.

Personnalisation des champs

Toodledo permet aussi de personnaliser les champs des tâches, pour ajouter des éléments comme le niveau d’énergie nécessaire, les lieux, les tags, ou encore les deadlines flexibles. Cela permet d’adapter la gestion des tâches à ses propres besoins.

Les limitations

• Interface datée : Certains utilisateurs trouvent que l’interface de Toodledo, bien que fonctionnelle, pourrait bénéficier d’une mise à jour pour être plus moderne et intuitive.
• Fonctionnalités payantes : Bien que la version gratuite offre de nombreuses fonctionnalités, certaines options avancées (comme la gestion des habitudes ou des listes personnalisées) ne sont accessibles que via des abonnements payants (mais ça reste un bon investissements pour la gestion de vos projets).

En conclusion, Toodledo est un outil puissant et polyvalent pour gérer son quotidien, que ce soit pour des projets personnels ou professionnels. Il allie flexibilité, accessibilité et un fort potentiel d’intégration avec d’autres services, même si son interface en anglais et son design pourraient décourager certains utilisateurs novices.