Si vos journées sont remplies d’une multitudes d’obligations et de sollicitations, il faut quand même garder à l’esprit qu’être débordé n’est pas une excuse pour ne pas respecter vos engagements. Voici deux situations pour lesquelles il faut être attentif aux actions en cours, quitte à refuser des sollicitations, pour ne pas décevoir son entourage.

Avant d’aller en réunion

Etre à l’heure en réunion, pour un cours ou un entretien, est primordial, ne serait-ce que pour respecter le temps des autres qui est aussi important que le votre. Ainsi, avant d’accepter un rendez-vous, il faut prévoir le temps nécessaire pour se rendre sur le lieu fixé à l’horaire indiqé. Si ce n’est pas possible, il ne faut pas hésiter à prévenir le plus tôt possible la personne qui organise se rendez-vous afin de décaler.

De plus, quelques minutes avant une réunion, ce n’est pas la peine de se lancer dans un dossier qui pendra trop de temps pour être traité entièrement. D’une part, c’est prendre le risque de se mettre en retard inutilement, d’autre part, si l’action n’est pas terminée, il faudra se replonger dans le sujet ultérieurement, ce qui prendra un certains temps.

Enfin, si on vous sollicite pour des questions à cet instant, il faut savoir prendre note de la requête et indiquer fermement à votre interlocuteur que vous ne pouvez pas y répondre sur le moment. C’est illusoire de croire que l’excuse « cela ne prendra que 30 secondes » est réaliste et vous serez certainement en retard, comme je l’ai été de trop nombreuses fois en voulant être serviable.

Lors d’un entretien

Si vous recevez un appel téléphonique, il ne faut pas prendre le réflexe de décrocher systématiquement. Si vous êtes déjà en conversation avec un interlocuteur, vous lui ferez perdre son temps. Soit on peut laisser sonner, soit répondre très brièvement pour indiquer qu’on ne peut pas prendre l’appel sur le moment, mais qu’on rappellera dès que possible.

Avec la démocratisation des fameux Open Space, espaces de travail étendus, il est plus simple d’aller voir des collègues du même service pour leur poser des questions. Comme il n’y a plus de porte de bureau pour indiquer notre état de disponibilité, cela incite à être serviable et répondre favorablement à la sollicitation. Le risque d’être dérangé à tout moment est augmenté. La pire situation est d’être sollicité alors même qu’on est déjà en entretien. Par respect pour l’interlocuteur, là encore il faut cesser d’être gentil à tout prix et indiquer explicitement notre indisponibilité, si ce n’est pas déjà assez clair au vu de la situation.

Il y a très certainement d’autres cas concrets où il faut savoir dire non. Si vous avez d’autres exemple, vous pouvez les partager avec un commentaire.

Toodledo est un service internet qui permet de mettre en application la méthode GTD (Getting Things Done), développée par David Allen. Cette méthode a pour but de faire avancer des projets personnels ou professionnels par la gestion de listes de tâches.

Dans Toodledo, on peut définir des projets ou objectifs sur différentes échelles de temps : court terme, moyen terme et long terme. Ils contiendront un ensemble de tâches nécessaires à l’avancement de chaque projet.

De plus, on peut définir des contextes pour les tâches. Par exemple, si on est près d’un téléphone avec un certain temps libre, on peut décider de regrouper les différents appels à effectuer.

Ensuite, l’utilisateur crée des tâches qu’il peut affecter a ses projets ou ses contextes. Lorsque la tâche est effectuée, on la coche et elle disparaît de la liste. Ainsi, les projets avancent naturellement au fur et à mesure de l’éxécution des tâches.

Ce service est online. On peut donc s’y connecter depuis n’importe quel ordinateur, ce qui est idéal quand on travaille à plusieurs endroits. La version de base est gratuite ce qui est amplement suffisant pour débuter. De plus, il y a une certaine intéraction avec des services externes, on peut gérer ses tâches sans être directement sur le site. Par exemple, il est possible de créer des tâches par envoi d’emails, en utilisant un formalisme prècis dans le sujet du message. De plus, les tâches plannifiées avec une limite de durée peuvent être visualisées dans le service Google Agenda.

Les avantages :

• Service online, disponible sur tout ordinateur connecté à internet.
• Version de base gratuite.
• Possiblilité d’intéraction avec différents services : emails, google agenda, twitter, iphone.

Les inconvénients :

• Version anglaise seulement (ou alors je n’ai pas trouvé l’option).

C’est la version française d’un livre écrit par Leo Babauta (version originale : The Power of Less). Le thème principal est de montrer comment être plus efficace dans sa vie personnelle et professionnelle, en se simplifiant la vie.

Il y a deux parties : les principes théoriques puis comment passer à l’action. Les principes de sa méthodes consistent à faire le point sur ses engagements, se limiter à faire avancer trois projets majeurs (professionnel et personnel) au quotidien, et mettre en place des nouvelles habitudes pour concrétiser ses objectifs.

Les idées abordées concernent l’organisation de son temps, de ses projets, de son espace travail et de vie. Ce sont des concepts que l’on peut retrouver dans d’autres méthodes d’organisation, en particulier la GTD de David Allen.

Deux paragraphes sont très utiles pour toutes les personnes qui utilisent un ordinateur très fréquemment :

• Comment mieux gérer ses e-mails
• Comment être moins dépendant d’Internet

De plus, il y a des parties plus auto-biographiques, mais très intéressantes :

• Comment se mettre au sport et rester motivé.
• Comment être plus zen au volant.

En effet, soit on peut s’en inspirer pour essayer de mettre en place les mêmes habitudes, ou alors on peut transposer sa méthode d’action pour réaliser des projets personnels, par exemple la maitrise de langues étrangères.

L’auteur possède aussi un blog que je vous invite à découvrir : Zen Habits (en anglais). Sinon, je vous mets un lien pour vous procurer cette ouvrage incontournable.

Des sources sur internet (cf. article Conseils pour réussir en indépendant) et dans les livres affirment qu’il est important d’avoir toujours de quoi noter, un carnet sans oublier le stylo (!), à proximité.

Dans au moins trois domaines, un carnet peut se révéler utile, voire indispensable :

• Créativité : On note les idées (business, futures lectures etc…) soudaines afin de ne pas les oublier.
• Organisation : En notant les listes de tâches à faire et de projet en cours, on applique ainsi la méthode GTD pour être plus efficace.
• Suivi : Dans le cas d’un entraînement sportif, par exemple la méthode de musculation Lafay, il est utile de noter ses performances à chaque séance pour évaluer les progrès effectués.

Ce système de travail peut être considéré comme obsolète avec les nouvelles technologies : smartphones, outils en ligne (cf. article S’organiser avec Toodledo) etc… Par contre, il est plus fiable au quotidien, pas de soucis de pannes par exemple. A chacun de définir le système qui lui convient le mieux.

Dans cet article, je vous donne 25 conseils pour réussir une activité de type freelance. Parmi toutes ces astuces, voici celles que je trouve remarquables :

• Faire un business plan. C’est incontournable au lancement de toute activité.
• Apprendre à dire non. Ne pas pouvoir tenir ses engagements donne une très mauvaise réputation.
• Créer un blog ou un site internet. Cela permet de promouvoir son activité.
• Donner un produit gratuit. On voit régulièrement des blogs qui offre un ebook gratuit. Il faudra que je pense à en écrire un dans les prochains mois.
• Utiliser les réseaux sociaux, Twitter, Facebook etc… Cela permet d’augmenter la visibilité de l’activité.
• Récompenser les clients fidèles, pour renforcer la relation de confiance.
• Vraiment travailler dans les plages horaires prévues. Ne pas se laisser distraire par les interruptions chronophages (emails, coups de fil etc…)
• Garder des plages de repos. Ces moments doivent être utilisés pour les loisirs, les amis et la famille.
• Sortir de son bureau, de sa maison pour respirer.
• Demander des retours. La critique est essentielle pour améliorer son service ou son produit.
• Toujours avoir un carnet sur soi, pour noter les idées qui apparaissent et pour ne pas les oublier.

Dans un article de son blog, David Risley donne 21 astuces pour bien gérer son temps dans l’écriture d’un blog. Si cet article est destiné aux blogueurs, certaines astuces peuvent être appliquées dans un contexte professionnel général.

Parmi l’ensemble des conseils évoqués, voici les points que je retiendrai :

• Ne pas vérifier ses e-mails en début de matinée. Commencer la journée par effectuer une tâche importante.
• Éviter les distractions : Couper le téléphone et utiliser le répondeur; Désactiver la notification automatique d’e-mails; Limiter son temps de lecture (des autres blogs) pour ne pas se saturer d’informations; Ne pas regarder les informations, en particulier la télévision.
  
• Utiliser Evernote, pour prendre des notes à la volée et ne pas perdre ses idées. Voir aussi article “3 raisons d’avoir toujours un cahier sur soi“.
• Utiliser Rememberthemilk pour gérer ses actions, ou tout autre système qui permet d’appliquer la méthode GTD (Getting Things Done), tel que Toodledo par exemple.
• Avoir une boîte de réception vide. Tout e-mail doit être trié, archivé ou supprimé. C’est une idée que l’on retrouve aussi chez Leo Babauta – L’art d’aller à l’essentiel.
• Estimer le temps d’une nouvelle tâche, dès qu’elle apparaît dans la « boîte d’entrée » . Cela permet de pouvoir la planifier en conséquence.
• Regrouper les tâches de même type. Passer tous les coups de fils à la suite, traiter ses e-mails sur une plage de temps définie.
• Utiliser un chronomètre. Quand une tâche doit être faite en un temps donné, la vision du chronomètre augmente la motivation pour respecter le délai.
• Penser à l’effet de levier, automatiser certaines tâches dès que possible, faire une procédure si une tâche s’avère répétitive (pour la déléguer si besoin). Le temps investi sera profitable par la suite.

Les autres points évoqués dans l’article sont intéressant à étudier également.

Vous avez certainement remarqué la présence d’articles disposés devant les caisses des supermarchés, non ? Dans les files d’attente pour payer leurs courses, les clients ont bien le temps d’être soumis à la tentation d’y faire attention et de se dire que ces produits pourraient être utiles.

En général, il y a des bonbons qui feront la joie des enfants, un peu moins celle du porte-monnaie des parents. La plupart du temps, on voit la stratégie marketing qui nous pousse à un dernier achat qui n’est pas forcément essentiel, mais sur le moment on ne mesure pas bien l’utilité des produits présents. En effet par exemple, après avoir passé en revue tous les rayons de nourriture, on peut penser aux repas pour lesquels il sera difficile de se brosser les dents, et donc envisager « d’investir » dans des bonbons pour avoir une haleine fraîche. C’est un type d’excuse qu’on peut se donner pour justifier l’achat.

Dans cette situation, on sait à quoi s’attendre car on est soumis à ce test marketing quasiment dans tous les magasins. Pourtant, cela n’empêche pas ces rayons de perdurer. On peut s’imaginer que le taux de conversion est assez rentable pour que les directeurs ne changent pas de stratégie.

Parfois, vous pouvez être pris par surprise. Par exemple, on peut vous proposer des semelles parfumées quand vous êtes sur le point d’acheter des chaussures. C’est une situation qui m’est arrivée très récemment. Ou alors, vous êtes incité à profiter d’une promotion exclusive sur des produits complémentaires, mais dont vous n’aviez absolument pas pensé à vous les procurer. Dans ce cas, en général vous pouvez faire confiance au vendeur qui à la bonne idée de satisfaire un de vos besoins avant même d’y avoir pensé. Ou alors, la proposition est mal prononcée, vous vous rendez vite compte que ce que l’on vous propose n’est pas forcément indispensable, et vous refusez l’offre commerciale.

Si vous pouvez être fier de ne pas vous faire avoir de la sorte car vous connaissez déjà des stratégies marketing, une alternative intéressante pourrait être de rentrer dans le jeu du vendeur sur le thème : « ah ! c’est un cadeau bonus ? c’est gentil à vous ». Et ensuite, vous continuez la conversation pour voir s’il est possible de négocier. Tout est alors imaginable, comme suggérer d’annuler son achat principal. Certes, il faut avoir du temps à « perdre », mais c’est un jeu qui peut être utile dans d’autres situations.

Dans les articles que vous avez déjà écrits et publiés sur votre site, il y en a certainement qui vous apportent régulièrement du trafic parce qu’ils sont bien référencés sur Google, non ? Peut-être même que ces articles ne concernent plus vos centres d’intérêts actuels. Ils sont donc populaires sans efforts particuliers de votre part.

Pour prendre un exemple, j’ai quelques articles populaires qui sont au sujet des réseaux sociaux, en particulier Facebook. Cela n’est pas en concordance avec les thèmes qui m’intéressent tels que le marketing, la vente, ou plus généralement le développement personnel. Depuis le lancement de ce blog, j’ai pris l’habitude de me concentrer sur l’écriture de nouveaux articles, sans forcément mettre en valeur ceux déjà publiés. Au mieux, il y avait des liens pour accéder à des sujets anciens. Ces liens étaient principalement placés pour espérer améliorer le fameux taux de rebond, sans réelle stratégie de visite.

Des articles de ce genre ne servent à priori à rien, puisque les visiteurs les lisent puis ils peuvent quitter votre site très rapidement. C’est un ressenti qui peut être confirmé par le manque de commentaires, et un nombre d’abonnements (RSS, Newsletter etc…) faible en comparaison des visites sur ces articles. Vous avez probablement mis en place des icônes diverses sur le côté dans le but de fidéliser ces lecteurs, mais vous vous rendez compte que ce n’est pas efficace.

Si votre article est déjà publié, rien ne vous empêche de le mettre à jour. Un moyen supplémentaire de fidéliser les visiteurs est de rajouter un petit paragraphe final qui élargi le sujet. Dans ce nouveau paragraphe, vous placez intelligemment un lien vers une page plus accrocheuse, une page de contact ou une page d’abonnement. Cela offrira au lecteur une opportunité d’en savoir un peu plus sur ce nouveau site qu’il consulte et pourquoi pas de devenir un visiteur régulier.

C’est une idée à prendre en considération, un petit test marketing en quelque sorte qui peut être vite implémenté. La prochaine étape consiste à mesurer l’efficacité de ce test. Cela fera l’objet d’un prochain article.

Cette semaine, j’ai découvert un service de recherche d’emploi pour des postes spécifiques de types Manager et Dirigeants. Ce site nommé Experteer : partenaire des carrières d’excellence recense des opportunités de carrière en France et dans plusieurs pays. Les offres proposées permettent de donner une impulsion à votre carrière, si vous souhaitez trouver un poste qui s’adapte mieux à vos ambitions.

A l’aide du moteur de recherche, il est possible de consulter des offres qui correspondent à des souhaits d’évolution de carrière. En particulier, vous pouvez sélectionner une fonction ou une branche d’activité qui vous correspond le mieux. De nombreuses sociétés sont représentées. Chaque profil est consultable par des cabinets de recrutement spécialisés.

L’inscription est confidentielle, puisque les profils sont accessibles uniquement par les recruteurs accrédités. De toutes façons, au cas où votre employeur serait au courant de votre présence sur ce service, rien n’empêche de jouer la transparence et de vouloir se tenir au courant des opportunités sur le marché du travail.

Il est rapide de s’inscrire pour devenir membre sur Expecteer. Vous pouvez commencer à consulter les offres disponibles. Dès que vous serez inscrit, vous pourrez être contactés ou vous positionner sur des opportunités.

Pour ma part, je ne pense pas utiliser tout de suite ce service. Au vu des rémunérations et des types de postes proposés, je ne pense pas entrer dans ces critères pour l’instant. Par contre, comme il faut savoir viser haut, je garde quand même le lien de ce site dans les favoris, pour mieux l’utiliser dans quelques années, on ne sait jamais. Je compte bien continuer à développer mes compétences suffisamment pour qu’un head hunter (chasseur de tête) puisse être intéressé par mon profil.

Dans cet article, je souhaite vous faire partager un outil découvert récemment qui me permet d’augmenter ma productivité.

Comme vous pouvez le constater, je n’ai pas été très actif sur ce blog ces dernières semaines. Ceci est principalement dû au fait que je me consacre à d’autres objectifs, tels que créer un nouveau projet internet de coaching spécialisé, ou encore faire régulièrement du sport.

Comment passer à l’action

Je découvert récemment le livre « The Kaizen Way ». Si vous connaissez cette approche, vous savez que pour mettre en place une nouvelle habitude, il est important de commencer par des actions courtes pour ne pas se démotiver immédiatement, et ensuite augmenter l’intensité de l’activité progressivement.

Par exemple, si vous souhaitez faire de la méditation, vous pouvez commencer par 1 minute par jour. Même si vous êtes complètement débordé, il est possible de trouver 1 minute dans la journée.

En parcourant cette méthode, je me suis aussi intéressé à la méthode Pomodoro qui incite à se concentrer sur des tâches courtes, de 25 minutes, entrecoupées de pauses. Plutôt que de croire qu’on va pouvoir travailler 4 heures d’affilées sur un sujet sans faire de pause, et au final ne rien faire parce qu’on est découragé devant l’ampleur de la tâche, on se lance sur une tâche pendant 25 minutes en évitant toutes déconcentration.

Un outil de concentration simple et efficace

Pour appliquer cette méthode, il y a plusieurs moyens. J’avais investi dans un minuteur de cuisine, mais je ne l’ai pas utilisé, en particulier par crainte des réactions des collègues au travail avec le bruit de fin.

Finalement, j’ai trouvé un logiciel qui est simple: Focus Booster. Après l’installation à partir du site, un bandeau noir se lance en avant-plan de vos autres logiciels. Il y a juste à lancer le timer, et c’est parti pour 25 minutes. A la fin des 25 minutes, un autre timer de 5 minutes se lance pour faire une pause.

Personnellement, cela m’aide à me concentrer sur des tâches qui m’intéressent, mais dont je n’ai pas encore le réflexe de les faire tous les jours. Cela peut être tenir à jour un journal, ou écrire un article. Actuellement, j’utilise cet outil pour rédiger cet article.

Dans un prochain article, je vous partagerai plus de conseils pour être plus efficace, recueillis auprès d’un expert sur le sujet (lire aussi mon article sur Toodledo).

Quels outils utilisez-vous pour être efficace devant votre ordinateur ?

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