Si vos journées sont remplies d’une multitudes d’obligations et de sollicitations, il faut quand même garder à l’esprit qu’être débordé n’est pas une excuse pour ne pas respecter vos engagements. Voici deux situations pour lesquelles il faut être attentif aux actions en cours, quitte à refuser des sollicitations, pour ne pas décevoir son entourage.
Avant d’aller en réunion
Etre à l’heure en réunion, pour un cours ou un entretien, est primordial, ne serait-ce que pour respecter le temps des autres qui est aussi important que le votre. Ainsi, avant d’accepter un rendez-vous, il faut prévoir le temps nécessaire pour se rendre sur le lieu fixé à l’horaire indiqé. Si ce n’est pas possible, il ne faut pas hésiter à prévenir le plus tôt possible la personne qui organise se rendez-vous afin de décaler.
De plus, quelques minutes avant une réunion, ce n’est pas la peine de se lancer dans un dossier qui pendra trop de temps pour être traité entièrement. D’une part, c’est prendre le risque de se mettre en retard inutilement, d’autre part, si l’action n’est pas terminée, il faudra se replonger dans le sujet ultérieurement, ce qui prendra un certains temps.
Enfin, si on vous sollicite pour des questions à cet instant, il faut savoir prendre note de la requête et indiquer fermement à votre interlocuteur que vous ne pouvez pas y répondre sur le moment. C’est illusoire de croire que l’excuse « cela ne prendra que 30 secondes » est réaliste et vous serez certainement en retard, comme je l’ai été de trop nombreuses fois en voulant être serviable.
Lors d’un entretien
Si vous recevez un appel téléphonique, il ne faut pas prendre le réflexe de décrocher systématiquement. Si vous êtes déjà en conversation avec un interlocuteur, vous lui ferez perdre son temps. Soit on peut laisser sonner, soit répondre très brièvement pour indiquer qu’on ne peut pas prendre l’appel sur le moment, mais qu’on rappellera dès que possible.
Avec la démocratisation des fameux Open Space, espaces de travail étendus, il est plus simple d’aller voir des collègues du même service pour leur poser des questions. Comme il n’y a plus de porte de bureau pour indiquer notre état de disponibilité, cela incite à être serviable et répondre favorablement à la sollicitation. Le risque d’être dérangé à tout moment est augmenté. La pire situation est d’être sollicité alors même qu’on est déjà en entretien. Par respect pour l’interlocuteur, là encore il faut cesser d’être gentil à tout prix et indiquer explicitement notre indisponibilité, si ce n’est pas déjà assez clair au vu de la situation.
Il y a très certainement d’autres cas concrets où il faut savoir dire non. Si vous avez d’autres exemple, vous pouvez les partager avec un commentaire.
